KI-Chatbot & Online-Terminbuchung

Das Problem mit dem Telefon

In den meisten Betrieben klingelt das Telefon dann, wenn niemand rangehen kann – auf der Baustelle, unter dem Auto, am Behandlungsstuhl. Die Anrufer versuchen es selten ein zweites Mal. Sie rufen beim Nächsten an.

Dabei sind die meisten Anfragen gleich: Was kostet das ungefähr? Kommen Sie auch nach Konz? Wann haben Sie den nächsten Termin frei? Fragen, deren Antworten feststehen.

Was der Assistent übernimmt

• Standardfragen beantworten – rund um die Uhr, aus den Inhalten, die Sie vorgeben.
• Anfragen qualifizieren: Was wird gebraucht, wo, wie dringend? Damit Sie beim Rückruf schon wissen, worum es geht.
• Termine buchen – direkt in Ihren Kalender, mit Ihren Regeln für Vorlaufzeit, Dauer und Fahrtwege.
• Weiterreichen, was er nicht weiß, statt zu raten.

Der wichtigste Punkt: er erfindet nichts

Der Assistent antwortet ausschließlich aus den Inhalten, die vorher hinterlegt wurden. Fragen außerhalb davon leitet er als Rückfrage an Sie weiter.

Das ist kein technisches Detail, sondern eine Haftungsfrage. Ein Assistent, der Preise oder Termine erfindet, richtet mehr Schaden an als er nützt. Wir richten ihn deshalb bewusst eng ein und erweitern ihn schrittweise entlang der Fragen, die tatsächlich gestellt werden.

Wie die Einrichtung abläuft

1. Fragen sammeln

Wir gehen mit Ihnen durch, was am Telefon wirklich gefragt wird. Meist sind es fünfzehn bis dreißig wiederkehrende Punkte.

2. Antworten festlegen

Jede Antwort wird von Ihnen freigegeben. Bei Preisen arbeiten wir mit Spannen und dem ausdrücklichen Hinweis, dass ein verbindliches Angebot ein Aufmaß braucht.

3. Kalender anbinden

Der Assistent bucht nur in Zeitfenster, die Sie freigeben. Puffer für Anfahrt und Vorbereitung werden mit eingeplant.

4. Mitlesen und nachschärfen

In den ersten Wochen sehen Sie jede Unterhaltung. Was schlecht beantwortet wurde, ergänzen wir. Nach etwa einem Monat läuft das meiste von allein.

Was sich realistisch ändert

Der Nutzen liegt weniger in der Zahl der Anfragen als in ihrer Qualität und im Zeitpunkt. Anfragen kommen auch abends und am Wochenende herein, sind vorsortiert, und Termine stehen ohne Rückruf-Pingpong. Was ein Assistent nicht ersetzt, ist das Gespräch bei allem, was Beratung braucht – das soll er auch nicht.

Häufige Fragen zu dieser Leistung

Erfindet der Chatbot Antworten?

Er antwortet nur aus den Inhalten, die wir vorher hinterlegen. Was er nicht weiß, gibt er als Rückfrage an Sie weiter, statt zu raten.

Was passiert außerhalb der Geschäftszeiten?

Der Assistent nimmt die Anfrage auf, qualifiziert sie und legt sie Ihnen für den nächsten Werktag sortiert vor. Termine bucht er sofort.